El Fondo comienza con los primeros escritos producidos por los europeos en tierras michoacanas, el volumen de la documentación tiene su origen en la centralización del poder provincial en manos del alcalde mayor y del papel secundario que los Ayuntamientos tenían. 

La documentación muestra los diversos cambios administrativos ocurridos durante los siglos xvi y xvii, así mismo, a partir de la toma del poder real en manos de los borbones hacia mediados del siglo xviii se observan grandes cambios operados en la organización administrativa colonial. 

De acuerdo a la estructura gubernamental española, el Fondo quedó divido en cinco ramos (conforme a la Ley General de Archivo 2018, obedecen a las secciones): Gobierno, Hacienda, Justicia, Guerra y Protocolos. 

Los ramos fueron determinantes para organizar la implantación del Estado Español en las Indias Occidentales. Sin olvidar que la iglesia es comprendida en el Ramo Gobierno por la relación de subordinación a la corona que entonces la caracterizaba. 

Los subramos, apartados y asuntos refieren a las dependencias de la época y de los volúmenes de información disponibles.

Texto a partir de Ángel Quintana Sanabria quien propuso el corte de 1544 a 1811.